Članom 54. Zakona o matičnim knjigama ("Službene novine Federacije BiH" broj 37/12 i 80/14) je propisano:

"Činjenice rođenja, sklapanja braka ili smrti državljanina Bosne i Hercegovine koji su iz Federacije ili dolaze u Federaciju, a nastale su u inozemstvu upisuju se u matične

knjige u Federaciji i to:

1) rođenje djeteta u matičnu knjigu rođenih koja se vodi za naseljeno mjesto u kojem je posljednje zajedničko prebivalište roditelja djeteta u Federaciji, a ako nisu imali zajedničko prebivalište upis se vrši u matičnu knjigu rođenih koja se vodi za naseljeno mjesto koje je bilo posljednje prebivalište jednog od roditelja;

2) sklapanje braka u matičnu knjigu vjenčanih koja se vodi u općini, odnosno gradu u kojoj su bračni partneri imali posljednje zajedničko prebivalište u Federaciji, a ako nisu imali zajedničko prebivalište u matičnu knjigu vjenčanih u općini ili gradu u kojoj je jedan od bračnih partnera imao prebivalište;

3) smrt lica u matičnu knjigu umrlih koja se vodi za naseljeno mjesto koje je bilo posljednje prebivalište umrlog u Federaciji.

Ako se u slučaju iz stava 1. tačka 1) ovog člana posljednje prebivalište tog lica nije moglo utvrditi ili ako posljednje prebivalište nije bilo u Federaciji upis će se izvršiti u matičnu knjigu rođenih prema mjestu rođenja jednog od roditelja djeteta koji je rođen u Federaciji, a u slučajevima iz stava 1. tač. 2) i 3) ovog člana upis u matične knjige vjenčanih i u matične knjige umrlih izvršit će se prema mjestu rođenja tog lica ukoliko je rođeno na teritoriji Federacije, a ako nije rođeno na teritoriji Federacije upis će se izvršiti prema mjestu rođenja jednog od roditelja lica za koje se vrši upis.

Za djecu rođenu u inozemstvu čiji su roditelji rođeni na teritoriji Republike Srpske a imaju državljanstvo Bosne i Hercegovine i Federacije i nemaju prebivalište na teritoriji Federacije, upis će se izvršiti u odgovarajuću matičnu knjigu prema mjestu upisa roditelja u knjigu državljana Federacije.

Za lica rođena na teritoriji Republike Srpske a koja imaju državljanstvo Bosne i Hercegovine i Federacije i nemaju prebivalište na teritoriji Federacije, upis činjenice sklapanja braka ili smrti nastale u inozemstvu izvršit će se u odgovarajuću matičnu knjigu prema mjestu upisa tog lica u knjigu državljana Federacije.

Ako se lica iz stava 1. ovog člana ne mogu upisat u matičnu knjigu prema st. od 1. do 4. ovog člana upis tog lica izvršit će se u odgovarajuću matičnu knjigu u Općini Centar Sarajevo."

Upis činjenice rođenja, sklapanja braka ili smrti u matične knjige u Federaciji vrši se na pismeni zahtjev stranke i izvoda iz matične knjige inozemnog organa koji je stranka dužna priložiti uz zahtjev.

Zahtjevi se podnose se na obrascima br.: 2, 3. 4. u kojima je navedeno šta je potrebno od dokumentacija za upis činjenica u matične knjige:

• Obrazac broj 2- Zahtjev za upis činjenice rođenja u matičnu knjigu rođenih s konstatacijom državljanstva BiH i FBiH (bos)
• Obrazac broj 2- Zahtjev za upis činjenice rođenja u matičnu knjigu rođenih s konstatacijom državljanstva BiH i FBiH (hrv)
• Obrazac broj 2- Zahtjev za upis činjenice rođenja u matičnu knjigu rođenih s konstatacijom državljanstva BiH i FBiH (srp)
   
• Obrazac broj 3- Zahtjev za upis činjenice sklapanja braka u matičnu knjigu vjenčanih (bos)
• Obrazac broj 3- Zahtjev za upis činjenice sklapanja braka u matičnu knjigu vjenčanih (hrv)
• Obrazac broj 3- Zahtjev za upis činjenice sklapanja braka u matičnu knjigu vjenčanih (srp)
   
• Obrazac broj 4- Zahtjev za upis činjenice smrti u matičnu knjigu umrlih (bos)
• Obrazac broj 4- Zahtjev za upis činjenice smrti u matičnu knjigu umrlih (hrv)
• Obrazac broj 4- Zahtjev za upis činjenice smrti u matičnu knjigu umrlih (srp)

Propisima o matičnim knjigama je omogućeno da građani koji žive u inozemstvu mogu podnijeti zahtjev za ispravku – promjenu podataka u odgovarajućoj matičnoj knjizi na propisanom obrascu:

• Obrazac broj 5- Zahtjev za ispravku- promjenu podataka u matičnoj knjizi (bos)
• Obrazac broj 5- Zahtjev za ispravku- promjenu podataka u matičnoj knjizi (hrv)
• Obrazac broj 5- Zahtjev za ispravku- promjenu podataka u matičnoj knjizi (srp)

Zahtjev za upis rođenja, sklapanje braka ili smrti u matične knjige u Federaciji, državljani Bosne i Hercegovine i Federacije koji se nalaze u inozemstvu mogu podnijeti putem diplomatsko-konzularnog predstavništva Bosne i Hercegovine u inozemstvu (u daljnjem tekstu: DKP BiH) ili neposredno nadležnoj matičnoj službi općine i grada u Federaciji.

Radi pravilnog i efikasnog upisa rođenja ili sklapanja braka ili smrti u odgovarajuću matičnu knjigu u Federaciji u slučajevima kada se stranka nalazi u inozemstvu, potrebno je da odredi punomoćnika u Federaciji koji bi neposredno učestvovao u postupku upisa navedenih činjenica u matičnu knjigu i pribavljao dokaze potrebne za upis za koje se utvrdi da nedostaju. Punomoć treba biti potpisana punim imenom i prezimenom stranke i upisan JMB ili broj pasoša ili lične karte i potrebno je da bude ovjerena.

Radi pravilnog i lakšeg podnošenja zahtjeva za upis činjenica u matične knjige i rješavanje tih zahtjeva, stranke mogu da koriste adrese i brojeve telefona matičnih službi općine i grada u Federaciji, kao i adrese i brojeve telefona DKP-a BiH u inozemstvu. Time su stvorene mogućnosti da stranke neposredno telefonom ili pismeno kod nadležnog organa zatraže i dobiju potrebne informacije u vezi s procedurom upisa i dokumentacije potrebne za upis činjenice rođenja, sklapanja braka ili smrti u matične knjige u Federaciji.

Uputstvom o načinu vođenja matičnih knjiga („Službene novine Federacije BiH“, broj 51/13, 55/13, 82/13 i 6/15) je propisan postupak legalizacije izvoda iz matičnih knjiga iz inozemstva.

Tačkom 135. Uputstva o načinu vođenja matičnih knjiga je propisano da prije upisa podataka u matičnu knjigu na osnovu izvoda inozemnog organa iz tačke 125. ovog uputstva, matičar je dužan utvrditi da li je taj izvod legalizovan na propisan način, što se vrši prema sljedećim propisima i to:

a) ako je izvod iz matične knjige inozemnog oragana izdala država koja je potpisinica Konvencije o izdavanju izvoda iz matičnih knjiga na više jezika - sačinjena u Beču 8. septembra 1976. godine ("Službeni list SFRJ - Međunarodni ugovori", broj 8/91) na obrascima utvrđenim u toj konvenciji i obrascima A, B i C Pariske konvencije iz tačke 126. stav 1. ovog uputstva, nije potrebna dodatna ovjera tih izvoda, već se uzimaju kao pravno valjani i primjenjuju se za upis podataka u matične knjige u Federaciji;

b) ako je izvod iz matične knjige inozemnog organa izdala država koja je potpisnica Konvencije o ukidanju potrebne legalizacije stranih isprava - Hag, 5. oktobar 1961. godine ("Službeni list SFRJ - Dodatak", broj 10/62 i "Službeni list SFRJ - Međunarodni ugovori", broj 10/62), legalizacija tog izvoda se vrši potvrdom - Apostille utvrđenom u prilogu te konvencije, koju daje nadležni organ države koja je izdala izvod iz matične knjige i druga ovjera nije potrebna ako to pitanje nije drugačije regulisano međunarodnim ugovorom zaključenim između Bosne i Hercegovine i države koja je izdala taj izvod iz matične knjige, a u tom slučaju se primjenjuje taj ugovor;

c) ako je izvod iz matične knjige inozemnog organa izdala država koja nije potpisnica Haške konvencije i sa kojom Bosna i Hercegovina nije zaključila međunarodni ugovor o priznavanju važnosti javnih isprava - izvod iz matične knjige važi ako sadrži sve elemente propisane odgovarajućim međunarodnim konvencijama i pod uvjetom reciprociteta, čije postojanje utvrđuje Ministarstvo pravde BiH nakon pribavljanja mišljenja Ministarstva vanjskih poslova Bosne i Hercegovine kako je utvrđeno u članu 9. stav 2. Zakona o važenju javnih isprava u Bosni i Hercegovini ("Službeni glasnik BiH", broj 23/04);

d) ako je izvod iz matične knjige inozemnog organa izdala država sa kojom je Bosna i Hercegovina zaključila međunarodni ugovor o priznanju javnih isprava - legalizacija tog izvoda vrši se prema uvjetima koji su utvrđeni u tom ugovoru, kako je utvrđeno u članu 9. stav 1. Zakona o važenju javnih isprava u Bosni i Hercegovini.

Punomoć koju stranka izdaje u inozemstvu radi korištenja u postupku upisa podataka u matične knjige u Federaciji može biti legalizovana putem ovjere u DKP-ima BiH u inozemstvu ili kod notara u inozemstvu, a ako ne postoji mogućnost da se ovjera izvrši kod tih organa, onda ovjeru punomoći treba izvršiti na jedan od načina predviđenih u podtački b) ili c) ili d) stava 1. tačke 135 Uputstva o načinu vođenja matičnih knjiga koji je moguć u državi u kojoj stranka živi. Stranka može tu punomoć dostaviti zajedno sa zahtjevom za upis podataka u matičnu knjigu ili neposredno punomoćniku.